Unified communications voIP

Unified Communications – 6 onmisbare functies

Unified Communications is tegenwoordig de manier om medewerkers goed samen te laten werken. Mocht je overwegen om over te stappen naar een nieuwe VoIP provider bepaal dan van tevoren welke functies voor jou relevant zijn. Onderstaand 6 onmisbare functies om je alvast op weg te helpen.

De uitdagingen van moderne bedrijven

Moderne bedrijven kenmerken zich doordat ze voornamelijk focus hebben op productiviteit en op wendbaarheid. Ze spelen sneller in op veranderingen. Er zijn meerdere teams die goed met elkaar moeten kunnen samenwerken. Zeker nu we grotendeels thuiswerken is het erg belangrijk dat de teams hierbij worden ondersteund.

Er wordt veelal gebruikgemaakt van meerdere applicaties voor chat, (video)vergaderen en voor het samenwerken aan documenten. Dit levert allerlei problemen op. Denk aan bedrijfsinformatie dat wordt gedeeld tussen collega’s via onbeveiligde diensten.

Een ander probleem is dat het de bereikbaarheid niet ten goede komt. De collega’s van sales gebruiken WhatsApp om te communiceren, terwijl HR gebruikmaakt van de chatfunctie van de vergaderapp. Als de recruiter een vraag uitzet aan de manager van sales, dan ziet hij of zij dat pas bij de volgende videovergadering. 

Dankzij Unified Communications vanuit de cloud (ook wel UCaaS genoemd) kan ieder bedrijf nu een geïntegreerde oplossing voor communicatie en samenwerking aanschaffen zodat deze problemen tot het verleden behoren.

Welke Unified functies heb je nodig?

Maak je als bedrijf de overstap naar Unified Communications dan moet dit echt een verbetering zijn voor je bedrijf. Essentieel is dat het de samenwerking verbetert, maar dat is niet de enige eis. Het pakket moet losse applicaties overbodig maken, de veiligheid verbeteren en geld besparen. Waar moet je nu op letten bij het kiezen van een oplossing?

  1. Makkelijk in het beheer

Niet alle bedrijven hebben iemand in dienst om hun ICT-systemen te beheren. Het is dus zaak om een pakket te kiezen waarmee je snel iemand toegang kunt geven tot je systemen. Dit is vooral handig als er iemand van buiten komt, zoals een accountant. Het is dan niet handig als je eerst een ingewikkelde procedure moet doorlopen voordat de accountant aan het werk kan. 

  1. Softphones

De tijd dat iedereen een telefoontoestel op het bureau had staan, ligt achter ons. Een modern bedrijf heeft softphones met een headset/oortjes, zodat je medewerkers via elk device kunnen bellen. 

Dit is vooral ideaal voor medewerkers die veel op wisselende locaties werken. Zij hoeven niet meer eerst hun telefoon door te schakelen naar hun mobiel. Overal waar zij zijn, pakken zij de vaste telefoonlijn op. Dit kan heel eenvoudig via een applicatie op de laptop, tablet of smartphone.

  1. Optimale telefonische bereikbaarheid

De telefoon is binnen veel bedrijven essentieel voor de bereikbaarheid. Bij een noodsituatie willen mensen toch het liefst bellen. Het is dan wel belangrijk dat je medewerkers ook bereikbaar zijn, waar ze zich ook bevinden.

Een UCaaS gekoppeld met een telefooncentrale biedt uitgebreide mogelijkheden om de bereikbaarheid te vergroten. Je stelt eenvoudig groepsnummers in en je kunt wachtrijen en keuzemenu’s gebruiken. Is een van de collega’s niet in staat om een telefoontje aan te nemen, dan wordt de oproep automatisch doorgeschakeld naar een collega of een algemeen nummer. 

  1. Makkelijk en snel videovergaderen

Een videovergadering is een uitstekende vervanger gebleken van een overleg in een zaaltje. Het starten van een videovergadering moet dan wel erg laagdrempelig zijn. Tot slot is het handig als mensen van buiten de organisatie ook zonder al te veel moeite aan kunnen haken. Het is dan handig dat je kunt videobellen vanuit de browser en dat er niet allerlei applicaties geïnstalleerd moeten worden. 

Goed kunnen videovergaderen gaat verder dan elkaar alleen kunnen zien tijdens het bellen. Er wordt ook veel samengewerkt via videovergaderingen. Dit gebeurt vaak door een scherm of een document te delen met alle deelnemers. Een goede vergaderapplicatie ondersteunt beide mogelijkheden. 

  1. Veilig samenwerken in documenten 

Een van de grootste speerpunten van een goede UCaaS-oplossing is de mogelijkheid om samen te werken in bestanden. Iedereen heeft toegang tot de laatste versie van het document en deze hoeft niet heen en weer gemaild te worden. Als er een deadline is, kan het zelfs handig zijn om met meerdere mensen tegelijk in een document te werken. 

Een tweede aspect waar je op moet letten is de veiligheid van je bestanden. Dit begint bij versiebeheer waarmee je een oude versie van het document terug kunt halen. Uiteraard wil je ook graag back-ups in het geval er een groter probleem optreedt, zoals een hack. 

  1. Koppelingen met andere applicaties

In de meeste organisaties zijn nog een aantal andere cruciale applicaties in gebruik. Denk aan een CRM of een ERP. Het levert veel voordelen op als je deze systemen met je UCaaS kunt koppelen. Een simpel praktijkvoorbeeld is een koppeling met het CRM-systeem. Medewerkers kunnen hierdoor met een druk op de knop een telefoongesprek starten vanuit de CRM en zien welke klant belt.

De meeste UCaaS-oplossingen hebben een open ontwerp, waardoor je dergelijke koppelingen makkelijk kunt maken. Ook al zie je nu nog geen noodzaak voor een koppeling, het is handig als het in de toekomst wel kan. 

Kies de juiste oplossing voor je bedrijf

De bekende UCaaS-pakketten als Microsoft Teams en Google Workspace zijn in de basis uitstekende oplossingen. Vanuit een portal is het mogelijk om te (video)vergaderen, te chatten en om samen aan bestanden te werken. 

Beide applicaties bieden ook ondersteuning voor VoIP-telefonie, maar deze is te eenvoudig om de bereikbaarheid van het bedrijf goed te kunnen garanderen. Zo is het niet mogelijk om een wachtrij in te stellen of om oproepen automatisch door te schakelen.

Door je telefooncentrale te koppelen met je UCaaS, beschik je over een volwaardige en moderne telefooncentrale met alle voordelen.

Meer weten over Unified Communications en telefonie?

VoIP van Voclarion is o.a. te koppelen met Microsoft Teams en Google Workspace. Daarnaast kan VoIP (en dus ook onze telefooncentrale) gekoppeld worden met honderden andere softwarepakketten, zoals CRM-, ERP-, en boekhoudsystemen.

Lees hier ons blog: VoIP technologie speelt centrale rol bij Unified Communications