Wat is VoIP? Alles dat je moet weten over VoIP telefonie

VoIP staat voor Voice over Internet Protocol en zorgt ervoor dat spraak kan worden getransporteerd over een datalijn. Bij VoIP bel je dus via het internet. Wie gaat zoeken naar VoIP komt allerlei termen tegen zoals Hosted VoIP, Cloud telefonie en VoIP telefonie. Deze wirwar aan termen zorgt voor verwarring. Het is dan ook niet voor niets dat de zoekresultaten in google zoekwoorden tonen die totaal niets met elkaar te maken hebben.

Hosted VoIP google resultaat

Een voorbeeld is “hosted voip vs sip trunking”. De SIP trunk is de telefoonlijn en hosted VoIP geeft de manier waarop de telefooncentrale software wordt gehost aan. Hierbij betekent hosted dat de telefooncentrale op een andere plaats wordt gehost dan waar de service (telefonie) wordt gebruikt. Zoals je ziet zijn dit twee losstaande termen en zijn deze niet met elkaar te vergelijken.

Omdat er nog veel onduidelijkheid bestaat over VoIP telefonie, zal ik in deze blog de basis van VoIP uitleggen.

Wat is een VoIP centrale?

Laten we beginnen bij de basis; de VoIP telefooncentrale. Een VoIP telefooncentrale is een softwarematig programma dat regels instelt voor inkomende en uitgaande oproepen.

In de VoIP telefooncentrale kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat wanneer nummer 085 1119 119 gebeld wordt, eerst een welkomstbericht en vervolgens een keuzemenu afgespeeld moet worden. Deze regels worden ingesteld in het belplan.

Kijk hieronder naar een mooi filmpje waarin VoIP telefonie wordt uitgelegd.

Cloud telefonie of on premise

Als VoIP telefonie wordt aangeschaft zijn er twee smaken; in de Cloud of on premise. Bij Cloud telefonie wordt de telefooncentrale software gehost door de aanbieder. De aanbieder is dan ook volledig verantwoordelijk voor de telefooncentrale, beveiliging en onderhoud van de server. Het enige dat je betaalt zijn de vaste kosten per gebruiker per maand en de belkosten.

Wat is dan Hosted VoIP? Cloud telefonie wordt ook wel Hosted VoIP of Hosted telefonie genoemd. Deze termen duiden dus hetzelfde begrip aan.

Bij een on premise oplossing wordt alleen de telefooncentrale software geleverd die je vervolgens op een eigen server kan installeren. Grote bedrijven kiezen vaak voor deze oplossing omdat het functioneren van de telefonieomgeving volledig in eigen hand hebben.

Cloud of Private Cloud

Bij Cloud wordt er daarnaast nog onderscheid gemaakt tussen Cloud en Private Cloud. Bij Cloud wordt de server gedeeld met meerdere bedrijven. Bij Private Cloud krijg je je eigen virtuele server die wordt gehost door de VoIP aanbieder.

 

Voordelen van VoIP

Waarom kiezen zoveel bedrijven voor VoIP telefonie? Een van de redenen is kostenbesparing. Bellen via VoIP is vele malen voordeliger dan bellen via ISDN, zeker naar het buitenland, maar er zijn er meer:

Werken waar je maar wilt
Thuis of op kantoor of vanuit de auto, inloggen kan op elk bedrijfstoestel.

32 nieuwe medewerkers en nu?
Met VoIP telefonie kun je maandelijks op- en afschalen. Hierdoor betaal je altijd voor het daadwerkelijke aantal medewerkers.

Ik wil een keuzemenu, wachtrij en een doorschakeling… vandaag nog!
Met VoIP kan de telefooncentrale vanuit de browser beheerd worden. Je logt gewoon in via internet en wijzigt het belplan met een paar klikken op de knop.

Nadelen van VoIP

Ik heb 300 toestellen staan
Een nadeel van de overstap naar VoIP is dat de toestellen geschikt moeten zijn voor VoIP. Heb je 300 toestellen die niet geschikt zijn voor VoIP? Dan moeten er 300 nieuwe toestellen komen.

Ik kan u slecht verstaan mevrouw
Een goede internetverbinding is noodzakelijk voor bellen via VoIP. Is een stabiele internetverbinding niet mogelijk op jouw locatie? Begin er dan maar niet aan. Niets is zo vervelend als een gesprek voeren waarvan slechts de helft van de zinnen de andere kant van het gesprek bereikt.

Bandbreedte VoIP berekenen

Oke, dit is een belangrijke bij VoIP telefonie. Als je zeker wilt zijn van een goede spraakkwaliteit, zul je een datalijn specifiek voor spraak moeten hebben of één datalijn hebben met ruim voldoende bandbreedte. Zo kan je collega die een groot bestand aan het downloaden is de telefoonlijn niet platleggen.

Bandbreedte berekenen?

Doe het maximaal aantal gelijktijdige gesprekken maal 0,1 MB/s. De uitkomst is de bandbreedte die je minimaal nodig hebt voor de spraak datalijn.

Quality of service

Als je gebruik maakt van één datalijn, kun je Quality of Service inrichten. Je bepaalt dan vooraf welk deel van de datalijn wordt gebruikt voor spraak en welk deel voor data. Je reserveert als het ware een deel van de datalijn voor spraak.

 

SIP trunk

Naast een datalijn is er ook een SIP trunk nodig voor het bellen via VoIP. Een SIP trunk is te vergelijken met een “traditionele” telefoonlijn. De SIP (Session Initiation Protocol) trunk zorgt ervoor dat inkomende en uitgaande gesprekken via het datanetwerk kunnen verlopen.

SIP trunk aanbieders

Er zijn verschillende aanbieders van SIP trunks. Ik kan zeggen dat je de SIP aanbieder moet kiezen met de beste kwaliteit, maar dat is nog niet zo makkelijk te vergelijken. Het is in ieder geval handig om te letten op de volgende zaken:

Spraakkanalen
Net zoals bij ISDN kan een SIP aanbieder het aantal gelijktijdige gesprekken limiteren. Hoewel de meeste SIP aanbieders een onbeperkt aantal spraakkanalen aanbieden is er een aantal die per spraakkanaal rekenen.

Beltarieven
Vergelijk de tarieven van verschillende SIP aanbieders. Hoewel de duurste aanbieder niet de beste kwaliteit hoeft te leveren zit er wel een kern van waarheid in “goedkoop is duurkoop”.

Bellen naar het buitenland
Als je veel naar het buitenland belt, kan het handig zijn om meerdere SIP trunks, met de goedkoopste tarieven voor je doel, af te nemen bij verschillende leveranciers. In de VoIP telefooncentrale kan namelijk ingesteld worden dat automatisch over de goedkoopste SIP trunk wordt gebeld.

Je huidige (ISDN) abonnement
Heb je nu bijvoorbeeld een ISDN abonnement dat nog niet contractvrij is, houd er dan rekening mee dat je jouw abonnement moet afkopen of moet wachten tot je contractvrij bent.

 

Afbeelding wakker

Iedereen nog wakker? Oke, dan gaan we verder…

Telefoonnummers

Je kunt met VoIP gewoon je huidige nummer(s) meenemen, maar je kunt uiteraard ook kiezen voor een nieuw nummer. Je kunt kiezen uit regionale of uit 088 en 085 nummers.

Je kunt daarnaast een keuze maken voor een enkel nummer of voor een nummerblok. Een nummerblok is noodzakelijk als je meerdere medewerkers hebt. Zo heb je 10 en 100 nummerblokken. Een extensie als 123 kan dan gehangen worden aan een nummer uit het nummerblok 085 1111 1xx. Zo is medewerker 123 bereikbaar onder 085 1111 123.

VoIP telefoons

En dan nu het meest tastbare onderdeel van VoIP telefonie; de telefoons. Heb je nog oude telefoons staan? Niet alle telefoons werken namelijk met VoIP. Er zijn drie manieren waarop je kunt bellen via VoIP:

  1. VoIP deskphone
  2. VoIP softphone
  3. Vast-mobiel integratie

Softphone, Deskphone vast-mobiel integratie

 

De deskphone ken je waarschijnlijk wel, maar een softphone? Dit is een telefoon op je pc of via een app op je smartphone. Hij werkt precies hetzelfde als je deskphone alleen heb je een headset nodig in plaats van een telefoonhoorn.

Een andere optie is om het belverkeer volledig via je smartphone te laten verlopen (vast-mobiel integratie). Je hebt hiervoor je eigen toestel nodig (dual-sim) of een bedrijfstoestel. Je mobiel wordt met een speciale simkaart geïntegreerd in de telefonieomgeving waardoor alle functies van je deskphone beschikbaar zijn op je mobiel.

Vast-mobiel integratie

Bellen met je vaste 085, 020, 010 bedrijfsnummer vanaf je smartphone? Een droom die werkelijkheid is geworden dankzij VoIP. Wat zo handig is van deze integratie is dat je bereikbaar bent waar je ook bent; onderweg, op kantoor of thuis.

Je deskphone in je broekzak

Alle functies die je op je deskphone kunt uitvoeren werken nu ook op je smartphone. Je kunt je collega op 156 rechtstreeks bellen zonder gedoe met lange nummers. Een beller doorverbinden werkt net zo makkelijk.

De financiële afdeling blij

Alle telefonie bij één leverancier en op één overzichtelijke factuur. Daarnaast bespaar je met de vast-mobiel integratie ook nog eens op onderling bellen met collega’s; dat is namelijk kosteloos.

VoIP functionaliteiten

Één van de mooiste dingen van de VoIP telefooncentrale software zijn alle functionaliteiten. Van keuzemenu’s tot belgroepen en geavanceerde doorschakelingen; alles is mogelijk. Een voorbeeld:

Wij hebben een algemeen nummer met een keuzemenu. De beller kiest bijvoorbeeld de afdeling sales. De telefoon gaat vervolgens over op deze afdeling (3 toestellen) neemt niemand binnen 15 seconden op? Dan schakelt de oproep automatisch door naar drie andere groepen medewerkers zodat wij altijd weten dat de telefoon zo snel mogelijk wordt opgenomen. Een greep uit de functionaliteiten;

 

Welkomstbericht
“Bedankt voor het bellen naar Voclarion”. Er kan een geluidsbestand afgespeeld worden wanneer een bepaald nummer wordt gebeld.

Openingstijden
Openingstijden kunnen eenvoudig ingesteld worden en er kan een bericht buiten openingstijden afgespeeld worden.

Voicemail naar email
Hiermee ontvang je al je voicemails als geluidsbestanden in je email.

Wachtrijen
Bellers kunnen in de wachtrij geplaatst worden als alle medewerkers in gesprek zijn.

Doorschakelen
Je kunt eenvoudig je doorschakelingen regelen naar een ander nummer of naar de voicemail

Beschikbaarheidsstatus
Zie eenvoudig welke medewerker bereikbaar is en welke niet. Dit geldt ook voor mobiele gebruikers met een vast-mobiel integratie.

Nummerweergave
Zie op het display van je toestel de naam van de beller, het gebelde nummer, de gebelde afdeling en de wachtrij waaruit de beller komt.

CRM integratie

Met de VoIP telefooncentrales zijn veel meer mogelijkheden om communicatie te integreren. Een voorbeeld is de integratie met het CRM systeem.

CRM integratie klantenkaart pop-up

Als een bekend telefoonnummer belt wordt direct de klantenkaart getoond. Je zou dus je beller persoonlijk kunnen aanspreken tijdens het opnemen van het telefoontje.

Daarnaast kunnen medewerkers met één klik op een nummer bellen (click-to-dial). Dat scheelt weer de nodige fouten tijdens het handmatig intypen van een nummer.

VoIP voor bedrijven met meerdere vestigingen

Zowel VoIP vanuit de Cloud als on premise heeft een groot voordeel voor bedrijven met meerdere vestigingen. Met de VoIP telefooncentrale worden alle vestigingen beheerd onder één omgeving. Dit betekent dat alle vestigingen centraal beheerd kunnen worden en dat medewerkers onderling kosteloos bellen, zowel in binnen als buitenland.

Handig voor bedrijven waar nog papieren telefoonlijsten rondslingeren. Medewerkers hebben online toegang tot het telefoonboek dat altijd up to date is. Nieuwe of gewijzigde telefoonnummers zijn direct inzichtelijk voor collega’s.

Tot slot

Er is veel onduidelijkheid in VoIP-land. Er zijn vele benamingen voor hetzelfde product, maar één ding is duidelijk. Welk naampje je VoIP telefonie ook geeft, het heeft vele voordelen voor bedrijven.

De SIP trunk, datalijn en telefoonnummers zijn de basis voor VoIP telefonie. De keuze voor de VoIP telefooncentrale software ligt bij jou.

 

Wil je een nóg uitgebreider document over de implementatie van VoIP? Dan raad ik je onze whitepaper aan.