Gooi je deskphone het raam uit! [5 redenen waarom]

Deskphones zijn als karnemelk over de houdbaarheidsdatum. Het is nog steeds te drinken, maar lekker is het niet. 

Oké, het is misschien niet zo zwart-wit zoals hierboven beschreven, maar de komst van “het nieuwe werken” en daarmee flexplekken heeft voor veel bedrijven een omslag teweeg gebracht. Medewerkers werken afwisselend thuis en op kantoor waardoor de vaste werkplek is komen te vervallen. Gelukkig is deze manier van werken al een tijdje de standaard waardoor niet-flexibele werknemers voldoende tijd hebben gehad om te wennen aan verandering.

Er is dus weer ruimte voor wat nieuws!

Veel bedrijven ontdekken op dit moment de vast mobiel integratie. Het aantal vast-mobiel aansluitingen groeit ontzettend snel, de afgelopen jaren met 300% naar 2 miljoen!

Wat houdt een vast mobiel integratie in?
Met de vast mobiel integratie wordt de smartphone — of eigenlijk elke mobiel, zolang er maar een SIM-kaart in past– als volwaardig deskphone gezien.

Abracadabra? Een klein beetje; de SIM-kaart is zo geprogrammeerd dat de VoIP telefooncentrale (de software die er voor zorgt dat het belletje voor jou ook daadwerkelijk bij jou binnenkomt) de mobiel ziet als vast toestel. Dit betekent dat alles wat je met je deskphone kan, je nu kunt met je mobiel.

 

Vast mobiel integratie voclarion voip app

 

Steeds meer bedrijven worden mobieler

De verwachting is dat deskphones op de lange termijn worden vervangen voor mobiele toestellen. De technieken gaan steeds verder en de meeste medewerkers vinden een mobiel prettiger werken dan een deskphone. Sommige bedrijven werken 100% mobiel, maar de meeste bedrijven maken nog gebruik van deskphones.

De deskphone zal echter nooit helemaal verdwijnen. De receptie heeft bijvoorbeeld een veel beter overzicht met een uitgebreide deskphone.

Hoe krijg je medewerkers hierin mee?

Sommige medewerkers zijn flexibeler dan andere medewerkers. Afhankelijk van leeftijd en diverse genetische factoren gaan mensen op een bepaalde manier om met veranderingen. Een mooi stuk vond ik in het AD.

“Ik denk dan aan al die managers die tegen hun mensen zeggen: ‘We gaan het helemaal anders doen’. Deden we het dan tot nu toe verkeerd? Waarom moet er steeds worden geïnnoveerd, gekanteld en getransformeerd? Hou op zeg. Desastreus voor de motivatie. En als je dan toch iets gaat veranderen, zorg er dan voor dat je een goed verhaal hebt voor je mensen.” – Japke-d Bouma

Niet uitleggen waarom iets op een bepaalde manier gebeurt, is een van de meest gemaakte fouten op de werkvloer. Ooit zei mijn manager tegen mij “Je kunt geen begrip hebben voor een situatie als je niet weet wat de motivatie erachter is.” en dat klopt als een bus.

Daarom is het van groot belang om aan je medewerkers uit te leggen waarom je de keuze maakt om alle deskphones van driehoog naar beneden te laten vliegen. Wat zou een goede motivatie kunnen zijn?

  1. Elke medewerker heeft slechts één zakelijk nummer nodig. Medewerkers hoeven niet meer met meerdere toestellen rond te lopen. Zij ontvangen alle telefoontjes op hun mobiel. Als medewerkers uitbellen, dan ziet de klant gewoon het vaste nummer in plaats van het 06-nummer staan.
  2. Alle functies van de deskphone zijn beschikbaar op de mobiel. Medewerkers kunnen gesprekken eenvoudig doorverbinden, zij kunnen bijvoorbeeld met *26 de mobiel eenvoudig in “niet storen” modus zetten en zijn zij onderdeel van een groepsnummer? Dan rinkelt de mobiel gewoon gelijktijdig met die van de rest. Daarnaast kunnen gesprekken worden opgenomen en kunnen de voicemails als audiobestand naar e-mail verzonden worden.
  3. Medewerkers hoeven zich nooit af te vragen of Jantje van locatie X vandaag aan het werk is. Collega’s zien eenvoudig van elkaar wie bereikbaar, en dus aan het werk, is en wie niet. Tevens een hele belangrijke functie voor de receptioniste. Hij of zij hoeft niet eindeloos door te verbinden, maar ziet direct wie wel en wie niet bereikbaar is.
  4. Dat ene telefoontje missen van een belangrijke klant is verleden tijd. Medewerkers zijn overal bereikbaar voor klanten en collega’s. Of iemand nu op de derde etage aan het bureau van een collega staat, onderweg is naar het toilet of de snoepkast in de keuken aan het leegeten is… Je bent overal bereikbaar onder je vaste nummer.
  5. Gebruik van een headset veel eenvoudiger. Geen hoorn meer tussen je oor en schouder geklemd, maar gewoon je oortjes in en bellen maar.

Een soepele overgang

Ooit gehoord van twinning? Dit is het gelijktijdig laten overgaan van je deskphone en de (privé) mobiele telefoon. Laat medewerkers alvast wennen aan het gebruik van mobiel door twinning aan te zetten. Zo kunnen zij zelf bepalen of ze de deskphone of hun mobiel opnemen wanneer iemand hen belt.

Meer weten?

Specifiek advies voor jullie communicatie oplossing? Neem even contact met ons op voor de uitgebreide mogelijkheden. In deze blog staat de vast mobiel integratie beschreven. Echter kan een gedeeltelijke vast mobiel integratie ook verzorgd worden door een speciale app. Bel ons even voor meer informatie 085 1119 119