5 tips om te besparen op je zakelijke telefoonkosten

Uiteindelijk gaat telefonie om mensen

In de praktijk blijkt dat het besparen van kosten niet alleen een zuiver technische uitdaging is. Het heeft ook te maken met het doorbreken van gewoontes. Uiteindelijk blijkt het allemaal mensenwerk. Ik merk vaak bij de start van een VoIP-project dat medewerkers uit gewoonte nog steeds het externe telefoonnummer van de andere vestiging bellen. Hiervoor stellen we een speciale routering in. Een boodschap op de telefooncentrale vraagt hen om voortaan het interne nummer te bellen.

Mensen bellen ook steeds vaker meteen een (duur) mobiel telefoonnummer. Ook al is de collega in kwestie gewoon op kantoor. Gesprekken naar mobiele nummers van medewerkers worden daarom automatisch omgeleid naar het interne telefoonnummer, indien de medewerker hierop bereikbaar is.

Mijn klant en ik kwamen tot de conclusie dat met de overstap naar IP telefonie flinke besparingen te behalen zijn, zowel in geld als op gebied van efficiency. Besparen op telefonie is echter niet alleen een technisch verhaal, maar gaat ook over mensen. Je moet je verdiepen in hoe mensen denken. Mensen zijn gewoontedieren en houden niet van verandering. Daarom moeten veranderingen altijd zo veel mogelijk op de achtergrond plaatsvinden. Het liefst zonder dat iemand het merkt.

“Hoe kan ik op onze telefoonkosten besparen?” was de vraag van een klant. Het bedrijf – 100 man groot – verstookte dagelijks gemiddeld 100 euro aan zakelijke telefoonkosten. Dat zijn bedragen die er in sluipen, gewoon worden en pas opvallen als er bezuinigd moet worden. Samen bekeken we de meest recente telefoonrekeningen. Het bleek dat hij eenvoudig kon besparen op telefoonkosten en tegelijkertijd zijn bereikbaarheid sterk kon verbeteren.

1. Interne belkosten zijn onnodig

Uit de telefoonrekening blijkt dat een groot gedeelte (ca. 55%) van de ISDN-kosten bestaat uit gesprekken over en weer tussen de twee vestigingen van het bedrijf. Omdat beiden vestigingen al aangesloten zijn op internet, adviseerde ik hem over te stappen op internettelefonie (VoIP). Er is dan nog maar één telefooncentrale nodig, waarop de telefoontoestellen van beide vestigingen – via internet – worden aangesloten. Alle medewerkers kunnen elkaar dan kosteloos bellen. Ook de kosten van het beheer worden zo drastisch teruggedrongen.

Ook uit oogpunt van klantvriendelijk is dit een goede zet. Klanten die bellen met de verkeerde vestiging, kunnen nu eenvoudig doorverbonden worden. Bij grote drukte worden bellers automatisch verdeeld over de vestigingen. Ze worden zo snel geholpen en er gaan geen orders meer verloren door te lange wachttijden.

2. Efficiënter werken

De telefoonrekening bevat ook veel gesprekken met telewerkers. Met een VoIP-oplossing vervallen ook deze telefoonkosten. Telewerken wordt zo goedkoper. Bijkomend voordeel is dat het bedrijf efficiënter kan omgaan met bureauruimte en telewerken sluit aan bij de wens van medewerkers. Omdat een telewerker niet meer in de file staat kan deze productiever werken en is werk beter te combineren met bijvoorbeeld kinderopvang.

3. Goedkoper bellen via VoIP

De telefoongesprekken over ISDN blijkt relatief duur. Niet alleen de huur van telefoonlijnen maar ook de gesprekskosten zijn hoog. Bellen over internet via een SIP-provider (een Internetprovider voor telefonie) is goedkoper. Deze partij zorgt er voor dat uitgaande gesprekken via internet worden afgeleverd op het telefoonnetwerk en telefoongesprekken van derden via internet de telefooncentrale bereiken. Een SIP-provider denkt veelal niet in lijnen en stelt geen limiet aan het aantal gelijktijdige gesprekken. De vaste kosten en de gesprekskosten voor vaste en mobiele telefonie zijn lager dan bij ISDN. Overstappen van telecom-aanbieder kan dus geld besparen.

4. Kosten terugdringen door onnodige gesprekken te beperken

Wat mij verder opvalt is het grote aantal gesprekken naar informatienummers. Met name 9292-reisinformatie springt er uit. Ook wordt er zo nu en dan buiten kantooruren naar het buitenland gebeld. Ik vroeg of het wel wenselijk is dat iedereen alle telefoonnummers kan bellen? Daar had mijn klant eigenlijk nog nooit over nagedacht. Alles ging altijd in goed onderling vertrouwen. Mijn vraag stelde ik niet zo zeer uit oogpunt van controle, maar voor veel telefoondiensten zoals reisinformatie bestaan gratis alternatieven. We besloten profielen te maken die bepalen wie, welke nummers mag bellen. Bellers naar 9292 krijgen een boodschap te horen die hen verwijst naar de website.

5. Rapportage houdt u scherp!

Telefonie rapportages geven – hetzij achteraf – een goed beeld van wat er zich afspeelt binnen het bedrijf. Een nauwkeurige bestudering leert u het een en andere over het belgedrag van medewerkers en klanten. Belangrijke vragen die u zich moet stellen zijn: Zijn er piekmomenten? Zijn er dan voldoende medewerkers telefonisch beschikbaar? Hoe lang is de gemiddelde wachttijd? Na welke wachttijd hangen klanten op? Hoe efficiënt werkt een medewerker? Inzicht in deze vragen zorgt er voor dat u medewerkers efficiënter kunt inzetten en klanten beter kunt bedienen.

whitepaper voip telefooncentraleNieuwe telefooncentrale aanschaffen? Weet waar u op moet letten!

Een nieuwe telefooncentrale aanschaffen is niet alledaags werk. In onze gratis whitepaper vindt u onafhankelijke en objectieve informatie welke u helpt bij het maken van een keuze voor een nieuw telefonieplatform.

Download nu onze gratis whitepaper >