vast mobiel 5G VoIP

Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoIP software

Accountmanager Robin verwacht vandaag een loodgieter en werkt daarom vanuit huis. Gisteren aan het eind van de dag heeft hij zijn vaste telefoon op kantoor doorgeschakeld naar zijn mobiel. De thuiswerkdag van Robin verloopt alles behalve vlekkeloos. Als Robin in gesprek is en een tweede oproep krijgt, dan krijgt de beller gelijk de voicemail ervoor. De meeste bellers denken dat Robin vandaag vrij is en bellen daarom naar de helpdesk. 

Van vast naar mobiel doorschakelen doe je zo

De medewerker van de helpdesk weet wel dat Robin vandaag thuis werkt, maar kan niet zien of hij in gesprek is of niet. Het gevolg is dat een klant wordt doorverbonden en voor de tweede keer in de voicemail van Robin terecht komt. 

Ook voor Robin zelf is het niet prettig werken. Hij moet tot twee keer toe haastig op zoek naar telefoonnummers van collega’s. Robin kan vanaf zijn mobiele toestel niet doorverbinden. Hij geeft daarom de rechtstreekse nummers van zijn collega’s aan de klanten. 

Als Robin naar buiten belt, moet hij per gesprek bepalen of hij wil dat zijn telefoonnummer wordt meegestuurd of niet. Bij veel klanten geldt immers de afspraak dat zij bij problemen eerst contact op moeten nemen met de helpdesk. 

Robin vergeet om zijn nummer af te schermen als hij belt met de veeleisende inkoopmanager van een veeleisende klant. Als hij pech heeft, kan hij vanaf nu telefoontjes verwachten op de meest vreemde tijdstippen. Herken je een dergelijk scenario?

Flexibel werken en telefonie

Verreweg de meeste bedrijven faciliteren medewerkers bij het flexibel werken met een laptop. De laptops zijn uitgerust met allerlei software om remote werken mogelijk te maken. Denk aan gegevensopslag in de cloud, chatdiensten als Microsoft Teams of Slack en VPNs voor de beveiliging.

Het resultaat hiervan is dat je medewerkers alle gegevens van het bedrijf altijd bij de hand hebben. Zij kunnen overal werken alsof zij op kantoor zijn. Het enige dat de medewerkers nodig hebben is een werkende internetverbinding.

Als oplossing voor de zakelijke telefonie wordt in veel gevallen alleen een mobiele telefoon geboden. Zoals uit het verhaal van Robin blijkt, is dit geen optimale oplossing. Het eerste probleem is dat veel medewerkers op meerdere plekken bereikbaar worden. Dit probleem speelt niet alleen als medewerkers thuis werken, maar ook als zij op kantoor zitten. Zij hebben immers een vaste en een mobiele telefoon. Soms hebben medewerkers ook nog een softphone geïnstalleerd op hun laptop. 

Een tweede probleem is dat veel bedrijven geen adequate oplossing hebben voor onbeantwoorde oproepen. Klanten krijgen geen gehoor of ze komen in de voicemail terecht. Omdat de klant toch antwoord wil, bellen ze naar telefoonnummers die daar niet voor bedoeld zijn. 

Altijd bereikbaar met vast mobiel integratie

Vast mobiel integratie is een oplossing om flexibel werken optimaal te ondersteunen. Met deze techniek zijn medewerkers altijd bereikbaar via hetzelfde nummer. Het maakt hierbij niet uit waar iemand zich op dat moment bevindt. Bij vast mobiel integratie is de mobiele telefoon onderdeel van het zakelijke telefoniesysteem binnen het bedrijf. 

Dit heeft verschillende voordelen: 

  • Een mobiele telefoon is op te nemen in een groepsnummer van de telefooncentrale. Dit maakt het ook voor de medewerkers van de servicedesk mogelijk om thuis te werken.
  • Medewerkers kunnen onderling verkorte doorkiesnummers gebruiken. 
  • Is een specifieke medewerker niet te bereiken, dan wordt het gesprek automatisch doorgeschakeld, bijvoorbeeld naar een collega, de receptie of de servicedesk.
  • Bij het doorverbinden kan een receptionist of servicedeskmedewerker zien of een collega in gesprek is. Het maakt hierbij niet uit of deze medewerker zijn vaste of zijn mobiele telefoon gebruikt. 
  • Rapportages over het telefoonverkeer bevatten ook alle gesprekken van de mobiele telefoon.

Het spreekt voor zich dat dit de bereikbaarheid van je bedrijf vergroot. Een klant die belt wordt altijd te woord gestaan, ook als zijn contactpersoon afwezig is. Bovendien voorkom je dat de klant voor de tweede keer naar de voicemail wordt verwezen van een medewerker die in gesprek of afwezig is. 

Eenvoudig in gebruik

Er zijn verschillende voordelen aan vaste telefonie naar mobiel integratie via VoIP telefonie. De techniek voor vast mobiel integratie zit op de simkaart. Hierdoor is iedere mobiele telefoon eenvoudig te koppelen. Je hoeft geen app te installeren en er is daardoor geen noodzaak om een smartphone te gebruiken.

Een ander voordeel is dat je per medewerker maar één telefoonnummer hoeft te communiceren naar de buitenwereld. De medewerker is altijd op dit nummer bereikbaar.  Als iemand op een vaste werkplek gaat zitten, kan hij eenvoudig inloggen om de vaste telefoon te gebruiken. 

De meeste medewerkers verkiezen het gebruik van de mobiele telefoon. Als het bereik op een van jouw locaties niet goed is, dan biedt een picocell uitkomst. Dit is te vergelijken met een kleine zendmast die de dekking in het bedrijfspand verbetert. 

Lagere kosten

Het gebruik van vast mobiel integratie leidt in veel gevallen tot een kostenbesparing. Ook mobiele telefoongesprekken worden via de vaste telefoonlijn geleid. Bellen via de vaste telefoon is nog altijd goedkoper dan bellen via de mobiel, zeker als je internationaal belt. De kosten voor het interne telefoonverkeer vallen daarentegen helemaal weg, omdat deze zijn afgekocht. Hierdoor zijn de meeste bedrijven onder de streep voordeliger uit. 

Nieuwe manieren van werken mogelijk maken

Technologieën als de cloud, WiFi en mobiele apparaten hebben het mogelijk gemaakt dat medewerkers overal kunnen werken. Hierdoor ontstaat er ook vraag naar flexibele werkvormen. Veel jonge werknemers willen flexibel kunnen werken, zowel qua tijd als plaats. 

Ook klanten verwachten steeds vaker dat jouw medewerkers bij hen op locatie komen, bijvoorbeeld om mee te draaien in een ontwikkelingsproces. Met een modern telefoniesysteem met vast mobiel integratie maak je het voor je medewerkers mogelijk om overal te werken. Je klanten merken niet eens dat je medewerkers onderweg zijn. 

De telefonie speelt hierbij een cruciale rol in het mogelijk maken van flexibel werken. Ook op andere vlakken kan een modern telefoniesysteem je werkprocessen verbeteren, bijvoorbeeld door een koppeling met een CRM-systeem. In het volgende artikel in deze reeks lees je hoe een modern telefoniesysteem het middelpunt vormt van de communicatiesystemen binnen jouw bedrijf. 

Weten welke voordelen VoIP telefonie jou kan bieden? doe de gratis Quick Scan

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

Blog 1: Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoiP telefonie software

Blog 2: VoIP Telefonie als middelpunt van moderne communicatie

Blog 3: VoIP en de Cloud – betrouwbaarheid en veiligheid

 

Ronald Koppelman